Leiderschap
Het is een zin die we in verzuim trainingen voor leidinggevenden steeds vaker horen, uitgesproken met een mengeling van frustratie en onzekerheid. De angst om fouten te maken in het kader van de privacywetgeving (AVG) lijkt in veel organisaties dieper te zitten dan ooit. Leidinggevenden voelen zich geremd, HR houdt de rem erop, en ondertussen lopen de verzuimcijfers verder op. De handelingsverlegenheid die zo ontstaat, is niet alleen onnodig, maar werkt uiteindelijk averechts.
In plaats van het voeren van een open gesprek over werk, inzetbaarheid en belastbaarheid, lopen veel leidinggevenden inmiddels op eieren. De zorg om ‘te veel’ te vragen of een grens te overschrijden, maakt hen passief in situaties waarin juist duidelijkheid en dialoog nodig zijn. Dat is zorgelijk, want binnen de Nederlandse Arbowet is juist veel ruimte voor een gelijkwaardig gesprek tussen werkgever en werknemer.
In veel organisaties is de AVG sinds de invoering in 2018 synoniem geworden met “niet vragen, niet noteren, niet willen weten.” HR-afdelingen waarschuwen voor risico’s, maar vergeten vaak te benoemen wat er wél mogelijk is. Het gevolg: leidinggevenden worden vooral in een kramp gezet. De juridische randvoorwaarden overschaduwen het menselijke gesprek.
Dat is zonde, want de Arbowet is duidelijk: werkgever én werknemer hebben verplichtingen. Een medewerker moet meewerken aan zijn inzetbaarheid, scholing volgen waar dat nodig is en zich houden aan veiligheidsinstructies. Als “Karel” structureel weigert om bij- of nascholing te volgen, dan heeft dat gevolgen voor zijn doorgroei en inzetbaarheid. Dat heeft niets met medische informatie te maken, maar is simpelweg normaal personeelsbeleid.
Ook bij ongevallen is de ruimte helder. Medewerkers moeten voldoende informatie geven om te kunnen vaststellen wat er is gebeurd en of schade verhaald kan worden. Dat is geen medische privacykwestie, maar een wettelijke verantwoordelijkheid.
Opvallend genoeg delen medewerkers in de praktijk vaak méér informatie dan leidinggevenden durven te vragen. Veel leidinggevenden voelen zich ongemakkelijk wanneer medewerkers spontaan vertellen over diagnoses, medicatie of klachten. Maar zolang een leidinggevende niet zelf naar medische details vraagt, is er niets dat juridisch problematisch is.
Wat wel mag, is vragen naar mogelijkheden, verwachtingen over inzetbaarheid en wat een medewerker nodig heeft om (gedeeltelijk) te kunnen werken. Het is bovendien toegestaan om te vragen naar niet-medische omstandigheden die van invloed zijn op inzetbaarheid: een scheiding, overlijden, problemen thuis, financiële zorgen. Deze vallen niet onder het medisch geheim, maar kunnen wel belangrijk zijn voor het bieden van passende ondersteuning of bijzonder verlof.
Het probleem is dus niet dat er te weinig ruimte is, maar dat die ruimte onvoldoende wordt benut. De angst voor fouten is groter dan het risico op daadwerkelijke overtredingen.
Om leidinggevenden weer in hun kracht te zetten, is een cultuurverandering nodig. HR-professionals spelen hierin een cruciale rol. Niet door leidinggevenden voortdurend te wijzen op risico’s, maar door duidelijk te maken waar de speelruimte ligt. Niet door elk gesprek onder het vergrootglas van de AVG te leggen, maar door te benadrukken dat de kern van het verzuimgesprek menselijk is en mag zijn.
Minder nadruk op beperkingen, meer op mogelijkheden: dát is wat organisaties nodig hebben om het verzuimprobleem werkelijk aan te pakken. Want verzuimbeleid is geen juridisch spelletje, maar een relationele praktijk. Het vraagt om vertrouwen, wederkerigheid en een open gesprek tussen medewerker en leidinggevende.
De huidige angstcultuur helpt niemand verder. Wat organisaties nodig hebben om het verzuim bespreekbaar te maken, is verse zuurstof: duidelijkheid, realisme en de durf om het gesprek te voeren dat al die tijd al gevoerd mocht worden.
