Situationeel adviseren

Situationeel Adviseren en de Verschillende rollen van de adviseur

Auteurs: Cecile de Roos en Frank Guldenmund

Bij veel ongevallen is het leed achteraf voor medewerkers niet te overzien. Gebrek aan betrokkenheid, eenzijdige kijk op de situatie, onvoldoende passend advies en uiteindelijk geen duurzame oplossingen voor de toekomst. Hoe komt dit? Wat is de relatie tussen adviseren en de situatie rond een ongeval? Hoe herken je dit en wat kun je ermee? Met deze vragen gaan we middels een casus aan de slag.

Adviseren is invloed uitoefenen op processen in een organisatie. Het doel is problemen of knelpunten oplossen of doelstellingen waarmaken, echter zonder dat de adviseur
over formele macht of beslissingsbevoegdheden beschikt. Om doelstellingen in een organisatie te bereiken zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. En daar ligt de kerntaak voor de adviseur. Want hoe zien deze wegen eruit? Wat zijn de consequenties van scenario A of B? Welke route is optimaal, gegeven de omstandigheden? Een manager wenst daarbij wat meer zekerheid, voordat hij een beslissing neemt. Om een beslissing te nemen moet hij een keuze kunnen maken. Wanneer een adviseur dan met één enkele optie komt, is er sprake van directe invloed. Dan ben je als adviseur feitelijk aan het managen en niet meer aan het adviseren.

Ulrich onderscheidt vier hoofdrollen voor adviseurs (Pol 2011). Deze rollen zijn afhankelijk Adviseren van het kennisniveau, de ervaring, de aardigheden en de persoonlijke stijl van de adviseur. Allereerst de rol van de expert of beheer specialist met specialistische vakkennis. De expert houdt zich vooral bezig met de ontwikkeling en efficiënte uitvoering van processen. De drie andere rollen
die Ulrich onderscheidt, zijn:

• Regisseur of change agent: onafhankelijk adviseur die een bepaald groepsproces of veranderingsproces begeleidt.
• Teambuilder (coach) of ‘medewerkerskampioen’: adviseur die onderlinge verhoudingen probeert te verbeteren.
• Strategisch partner: adviseur die besluitvorming begeleidt of ‘problemen’ in een organisatie helpt oplossen.
• Handlanger: implementeert de actie in opdracht van de lijnmanager, zonder zelf onderzoek te doen naar de situatie of samen te werken met de organisatie.

Situationeel adviseren en de functie van adviseur

Om te beginnen is elke situatie anders. De oplossingsrichting is daarom afhankelijk van de situatie. Omdat de adviseur niet iedere situatie kan inschatten – hij is tenslotte geen helderziende – moet hij eerst gedegen onderzoek doen. Daarna analyseert de adviseur de mogelijkheden van route A of route B (of C of D) om de organisatie te helpen haar doelstelling te bereiken. Dit doet de adviseur door:

1. Een relatie met de geadviseerde aan te gaan.
2. Aandacht te besteden aan de situatie en het ontstaan van het probleem.
3. Problemen op te lossen door de organisatie te helpen keuzes te maken tussen verschillende oplossingsrichtingen (minimaal twee).
4. E en bijdrage te leveren aan het draagvlak voor de oplossingen.

Aan de hand van een casus illustreren wij nu de aangenomen rollen en adviesfuncties van verschillende adviseurs. De casus betreft een struikelongeval op het werk

Casus: ziek na bezoek huisarts

Een medewerker werkt met veel plezier in het magazijn van een groot bedrijf. Een functie die misschien niet helemaal bij hem past, maar waar de sfeer goed is. Bovendien is hij blij dat hij werk heeft. Vlak voor het einde van de werktijd valt hij ongelukkig, terwijl hij de spullen klaar wil leggen voor de volgende dag. De werkruimte is krap en wanneer hij achteruitloopt, valt hij over een doos. Op dat moment voelt hij nog weinig, maar is wel duizelig. De werkdag is om en hij gaat naar huis. Zijn leidinggevende vraagt of het goed gaat en laat de medewerker naar huis gaan. Omdat de medewerker inmiddels pijn heeft, brengt hij de volgende ochtend een bezoek aan de huisarts. Daar blijkt dat hij zijn hand heeft gebroken. Hij meldt zich ziek.

De leidinggevende geeft de ziekmelding door. Daarop volgt een verzoek van de leidinggevende aan de veiligheidskundige om te onderzoeken wat de oorzaak was. De veiligheidskundige komt tot de conclusie dat de werkruimte te krap is en dat de oorzaak ligt in (gebrek aan) orde en netheid in combinatie met het gedrag van de medewerker: ‘Wie loopt er dan ook achteruit?’ Zijn advies is om medewerkers nieuwe instructies te geven en te werken aan orde en netheid.

De medewerker moet een paar weken herstellen en hoort niets meer van zijn leidinggevende. Ondertussen denkt hij na over het werk. Hij praat met vrienden om uit te vinden welke andere functies bij hem passen. Bovendien hoort hij al ruim een week niets van zijn werkgever. Hij belt na
twee weken zijn leidinggevende met de mededeling dat het herstel nog langer gaat duren. De leidinggevende geeft aan dat de ziekmelding mogelijk niet wordt geaccepteerd en laat de medewerker naar de bedrijfsarts gaan. De bedrijfsarts vertelt dat er mogelijk sprake is van te veel stress. Hij adviseert de medewerker om het even rustig aan te doen. Daarnaast wordt een afspraak met de leidinggevende gemaakt om de situatie te bespreken. In dit gesprek, dat in een goede sfeer verloopt, erkent de werknemer dat er geen sprake is van een goede match en dit in de toekomst mogelijk tot demotivatie kan leiden. De leidinggevende verwijst de medewerker naar de afdeling HR. Daar krijgt de medewerker te horen dat er geen andere functie is, HR adviseert om de overeenkomst te beëindigen. Een week later krijgt de medewerker een ontslagbrief thuis.

Onderzoek naar het adviesproces leidt tot de volgende analyse. De veiligheidskundige heeft beperkt onderzoek gedaan, naar de werkplek en het handelen van de medewerker, maar heeft de medewerker niet gesproken (mismatch met doel 1 van adviseur). Zowel de werkgever als de werknemer hebben geen keuze kunnen maken.

Onbewust rollen aannemen

Elke situatie vraagt om een passende rol van de adviseur. In de casus hebben de adviseurs een voorkeur voor een expertrol. Zij geven vanuit hun expertise een oordeel (gedrag, orde en netheid, stress), maar geen advies. Daarnaast heeft de HR-adviseur de rol aangenomen van ‘handlanger’. Zij is blij dat ze ‘het probleem’ heeft helpen oplossen.
Wat zij niet ziet, is dat de medewerker daarmee tot ‘het probleem’ is gemaakt.

Hoe kun je dan wel Situationeel Adviseren?

Om mee te helpen aan de oplossingen voor de organisatie, is het belangrijk om in het adviesproces aandacht te besteden aan de onzekerheden die de verschillende wegen naar Rome met zich meebrengen. Elke situatie is tenslotte anders. De basistaak van de adviseur is om, ongeacht de rol, een relatie op te bouwen met de medewerker en de leidinggevende. Daarnaast is het doel om aandacht te besteden aan het ontstaan van het probleem. De adviseur geeft vervolgens minimaal twee oplossingsrichtingen aan om de zwakke punten in de situatie rondom het ongeval te beperken of weg te nemen.

Fase 1: onderzoek en analyse

Na een ongeval is onderzoek naar de zwakke en sterke punten rondom het werk van de medewerker een belangrijke taak. Zodat de risico´s in kaart zijn gebracht en er meerdere oplossingsrichtingen kunnen worden gegeven. De bovenstaande situatie vraagt om de rol van strategisch partner.

Fase 2: helpen keuzes maken

Wanneer de keuze moet worden gemaakt spelen persoonlijke belangen altijd een rol: die van de medewerker en die van de leidinggevende. Daarom is een combinatie van teambuilder en strategisch partner aan te bevelen om beiden te helpen in het nemen van een beslissing.

Fase 3: bijdrage leveren aan draagvlak

Wanneer de manager besluit tot oplossing A of B, kan het zijn dat hij de adviseur vraagt om bij te dragen aan de oplossing. Op dat moment komt de rol van regisseur of change agent naar voren.

Conclusie

De adviseur beweegt zich in verschillende situaties. De basiskennis van adviseurs zou zich daarom moeten richten op bewustwording van hun persoonlijke voorkeur voor een bepaalde rol. Vervolgens moet de adviseur in staat zijn te bepalen in welke situatie een bepaalde rol bijdraagt aan de oplossing of juist belemmert. Alleen dan kan de veiligheidskundige of arbodeskundige de arbeidsomstandigheden vooruit helpen. Opdat de organisatie haar doelen kan realiseren.

Cécile de Roos is zelfstandig organisatieadviseur en arbeids- en organisatiedeskundige. Frank Guldenmund is psycholoog en docent/onderzoeker bij de Technische Universiteit Delft.

Literatuur

Eelke Pol (2011), Ontwikkelingen in het gedachtegoed van Ulrich, Tijdschrift voor HRM, No. 3, 87-102. Edgar H. Schein (2005), Procesadvisering; over de ondersteunende rol van de adviseur en de samenwerking tussen adviseur en cliënt. Den Haag: Academic Service.